De directie van een MKB onderneming wil zich de komende jaren duidelijker onderscheiden. Het is immers dringen op de markt. Er is wel een idee over waar het met het bedrijf naartoe moet. Maar hoe daar te komen? Nu wordt er daar wel over gepraat, maar te weinig aan gedaan. Misschien kan organisatiecoaching iets bijdragen?
Met de directie aan tafel zoek ik eerst naar de vraag hoe de beoogde verandering er concreet uitziet. Stel dat het gelukt is om onderscheidend te zijn op de markt, hoe zullen klanten dat dan merken? En wat gaat er dan beter dan nu? Daar hebben ze verrassend concrete beelden bij. Bijvoorbeeld: ‘dan klaren we niet alleen de aangenomen klus, maar adviseren we een klant ook nog even wat er allemaal nog beter kan; vooral een kwestie van service’.
Mijn indruk is dat als ik de aandacht vervolgens richt op wat daarvoor allemaal nog moet gebeuren, dat ik dan de verandering eerder ontmoedig dan stimuleer. Ik stel daarom voor om de cirkeltechniek te gebruiken. Dat is een eenvoudige techniek die helpt om organisatieverandering op een positieve en resultaatgerichte manier te laten verlopen.
Ik plak met schildersband een binnencirkel en een buitencirkel af op de muur. In vraag de directieleden eerst om op post-its op te schrijven wat er allemaal al goed gaat, en wat ze (dus) willen behouden. Dat plakken ze allemaal in de binnencirkel. Per persoon lichten ze toe wat ze hebben opgeschreven, bijvoorbeeld: ‘onze flexibiliteit binnen het bedrijf’. De uitwisseling draagt bij aan een zekere trots: ‘we hebben al heel wat bereikt!’
Vervolgens vraag ik om ook weer op post-its op te schrijven wat er beter kan, wat ieder wil veranderen. Die post-its komen in de buitencirkel te hangen en worden uitgewisseld. Bijvoorbeeld: ‘afspraken nakomen bij klanten’, wordt toegelicht met: ‘als je zegt; “ik bel je morgen”, dan moeten we ook echt de volgende dag bellen!’ Al pratend ontstaat ook een onderscheid tussen wensen die de directie zelf aangaan, en wensen die gelden voor het bedrijf als geheel (zoals: ‘het magazijn kan beter op orde’). Hierdoor ontstaat ook een overzicht over wat er door wie te doen staat. Inmiddels is een positieve sfeer ontstaan; de gewenste verandering is geen verre toekomstfantasie, maar komt door de concrete verbeteracties meer binnen bereik te liggen.
Uit het overzicht formuleren de directieleden ten slotte voornemens om de komende week mee aan de slag te gaan. Niet te groot, maar haalbaar, en ook attractief voor de betrokkene. Ieder wordt daarmee ‘eigenaar’ van een concrete verbeterstap. In een uiterst constructieve sfeer sluiten we de bijeenkomst af: ‘ik zag van tevoren eerlijk gezegd wat op tegen dit gesprek, maar het is ontzettend leuk om zo met elkaar aan de toekomst te werken’.
Ik kan het niet nalaten om de directie te adviseren om elkaar volgend overleg ook weer positief te bevragen: de focus te richten op wat al wel gelukt is in plaats van op wat niet. Over een maand kom ik terug. Ben benieuwd hoe het dan al beter gaat…
Meer lezen over de cirkeltechniek?
http://artikelencoertvisser.blogspot.com/2007/12/de-cirkeltechniek-bij.html
2 Comments